4.4. Система документооборота

Ознакомьтесь с основами организации системы документооборота.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы от источников возникновения к ее получателям. При этом огромное значение придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Построение схем информационных потоков обеспечивает исключение дублирующей и неиспользуемой информации; классификацию и рациональное представление информации; оптимизацию путей прохождения документов и их рациональную обработку.

Информационные потоки отражают организационно-функциональную структуру экономического объекта.

В документообороте организации можно выделить следующие потоки документов: входящие (директивные документы, законодательные акты, нормативные документы, договоры, контракты и др.), внутренние и исходящие (отчетные документы и др.). К потоку внутренних документов относятся бухгалтерские, финансовые и другие документы, а также "канцелярские" документы (приказы, письма, инструкции и пр.), которые представляют собой электронный офис.

При проектировании схем информационных потоков особое внимание уделяется организации документооборота, т.е. маршрутам движения документов в системе. До внедрения новых информационных технологий, практика документооборота была сложна и весьма громоздка, что объясняется наличием многообразия форм документов, многократностью их прохождения через одни и те же службы, дублированием информации в документах.

Современные технологии предполагают автоматизацию управления документооборотом, что значительно реорганизует маршруты движения документов и, следовательно, упорядочивает информационные потоки в системах.